Как помочь работодателям избавить HR от “болей” или рутинных проблем?

В новой статье Полина Дуйкова раскрыла секреты эффективной цифровизации HR подразделений, поделилась интересными фактами, а также подробно рассказала о кадровом ЭДО.

Источник:

Интересный факт:
При переводе документа из бумаги в электронный вид среднее время работы сотрудника компании с таким документом сокращается в 5 раз. (*По подсчетам Минэкономразвития)

Цифровая трансформация HR развивается для человека и вокруг человека. Самое ценное в компании - ее сотрудники. Полноценно человека не сможет заменить ни робот, ни искусственный интеллект или софт. Но они могут помочь:

  • автоматизировать процессы и позволить уходить с работы вовремя;
  • снять с сотрудника рутинный пласт работы и предотвратить эмоциональное выгорание;
  • убрать горы документов в цифру и спасти деревья;
  • организовать цифровые архивы и перестать дышать пылью 75-летней давности;
  • превратить перегруженную бумагами канцелярию в эффективный HR-департамент;
  • экономить время и деньги, оформляя документы в электронном виде;
  • избежать потенциальных штрафов за нарушение сроков ознакомления с документами;
  • создать экосистему вокруг сотрудника.

Все это возможно благодаря двум решениям: кадровому электронному документообороту и цифровизации HR-процессов. Для наведения “цифрового” порядка в HR-подразделении есть все возможности:

  • утверждена законодательная база;
  • разработаны решения;
  • сформирована эко-система.

Легитимный путь от классической канцелярии к цифровизации процессов

Интересный факт: Расходы крупных компаний на логистику и аренду бумажных документов в некоторых случаях достигали  500 млн – 1 млрд рублей в год. (*По подсчетам Минэкономразвития)

3 основных нормативно-правовых акта оцифровывают все потребности кадрового подразделения: от собеседования перспективного сотрудника до момента его принятия на работу и увольнения:

  • Важным законодательным актом в области электронного документооборота стал Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ. Этот закон приравнял собственноручную подпись к электронной и заменил шариковую ручку на простой, но многофакторно-защищенный клик.
  • Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях" разрешил перевести весь обмен документами с «удаленщиками» в цифровой вид.
  • 22 ноября 2021 года были приняты поправки к ТК РФ (377-ФЗ), которые прямо разрешают цифровую коммуникацию и обмен электронными документами в трудовых отношениях. Изменения дополняют положения о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ).

Таким образом, сегодня в России полностью сформирована и жизнеспособна законодательная база для перехода от классической канцелярии к ведению кадрового электронного документооборота (КЭДО) и цифровизации HR-процессов.

Что такое КЭДО, что такое HR- процессы и зачем все это нужно

Интересный факт: Обработка одного цифрового документа отнимает в 4,8 раза меньше времени по сравнению с бумажным*. (*По подсчетам Минэкономразвития)

Кадровый документооборот в среднем и крупном бизнесе можно сравнить с совиной почтой из фильмов о Гарри Поттере: десятки тысяч файлов различного содержания и сложности сыпятся на сотрудников HR-отдела. Рекрутмент, прием, перемещение, увольнение, отпуск, ознакомления с приказами, оформление командировок, согласование заявлений, оценка и обучение персонала, все эти действия имеют свой регламент и сопровождаются генерацией новых документов.

Все документы имеют свои предписания по порядку и времени ознакомления, подписания, согласования и хранения. Риски нарушения этих регламентов повышаются в территориально-распределенных структурах с сотрудниками удаленного и гибридного форматов работы.  

Например, оформление одного документа у сотрудника занимает порядка 2 часа с учетом поездки в офис ( вне зависимости от города). Это время выпадает из рабочего дня специалиста и негативно сказывается на рабочем процессе.

Интеграция в компании кадрового электронного документооборота и цифровизация HR-процессов могут сократить этот период до 2 минут.

КЭДО  и HR-цифровизация: проще, прозрачнее и эффективнее

Интересный факт: Переход на «цифру» позволит ускорить бизнес-процессы в среднем в пять раз. (*По подсчетам Минэкономразвития)

КЭДО - это способ работы с кадровыми документами, при котором они создаются, оформляются, согласовываются и подписываются онлайн, без бумаги и личных встреч с сотрудниками.

HR-процессы включают в себя широкий спектр задач: от поиска и отбора кандидатов до кадрового делопроизводства и развития корпоративной культуры. Например,  онбординг и адаптация, обучение, мотивация и аттестация.

Автоматизация всех кадровых процессов невозможна без интеграции в компании КЭДО, это основа. Кадровый документооборот — это первый шаг на пути тотального перехода “в цифру”. Сотрудники устраиваются на работу, уходят в отпуск или в декретный отпуск, повышают квалификацию, переводятся в другие отделы или увольняются. Задача автоматизации и цифровизации hr-процессов — сделать все эти многочисленные действия проще, прозрачнее и эффективнее.

Ведение кадрового ЭДО в компании снимает 5 основных “болей” директоров по HR:

1.Подписание и ознакомление с документами в компаниях с территориально-распределенной структурой;

2. Временные и финансовые затраты на пересылку документов;

3. Контроль процессов ознакомления, согласования, подписания документов;

4. Штрафы за несвоевременное ознакомление с документами

5. Потеря документов. Например, при передаче на долговременное хранение.

Интеграция HR-процессов в компании обеспечивает контроль, прозрачность, исключает риск ошибки.

Например, сотрудник уходит в отпуск или планирует командировку.  В архаичном бумажном документообороте легко потерять заявления, в многочисленных переписках в электронной почте - упустить своевременные согласования. Всему виной человеческий фактор. Автоматизация HR-процессов устраняет саму возможность потери документов, а цифровизация экономит ресурсы и нервы сотрудников, путь от заявления до результата максимально быстрый и прозрачный.

Электронные документы легитимно заменяют бумажные и заверяются онлайн с помощью цифровых подписей. Наиболее результативным в вопросах HR-автоматизации остается экосистемный подход, подразумевающий переход на цифровое рабочее пространство в едином окне, это возможно благодаря внедрению КЭДО.

В результате автоматизации кадровых процессов в организации снижается:

  • нагрузка на специалистов;
  • риски потери и утечки данных;
  • риски ошибок из-за человеческого фактора.

Также цифровизация рутины совершенствует работу любого подразделения.

Как подобрать КЭДО решение и что нужно учесть?

Интересный факт: Крупная организация может сэкономить порядка 2 - 3 млн. рублей при отказе от бумаги и переходу к хранению документов в электронном виде.

Цифровизация HR-процессов  - главный тренд 2022 года, прочно стоит на трех китах:

  • государство, которое помогает компаниям максимально и легитимно оцифровывать свои процессы;
  • компании, которые готовы к цифровизации и автоматизации задач;
  • интеграторы, которые предоставляют продукты с учетом интересов государства и компаний.

Для эффективной цифровизации HR нужно:

  • выбрать интегратора, доверенного партнера, который поможет подобрать оптимальное решение, развернет тестовую версию, интегрирует и поможет адаптироваться;
  • подготовить пакет документов для соблюдения процедур легитимного перехода на КЭДО;
  • сделать шаг навстречу сотрудникам и комфортной работе организации;

Оптимальная платформа должна быть:

  • масштабируемой. Не всегда есть возможность купить полную экосистему, но можно начать с одного решения и последовательно расширять функционал;
  • простой. Можно за первый месяц подключить 100+ сотрудников;
  • гибкой. Для оптимальной интеграции с инфраструктурой заказчика;
  • Low–code.  Всю бизнес-логику пользователь сможет в визуальном интерфейсе;
  • иметь   BPM-движок. Это упрощает внедрение процедур для сотрудников или бизнес-процессов на предприятии.

Сервисы в рамках омниканальности - ноу-хау современности. Идеальный вариант - использовать решение от одного интегратора, такая экосистема работает в формате единого окна. Под эти характеристики попадает только одна система  - Directum HR Pro, это комплексный автоматический инструментарий, который закрывает все “боли” HR.

ЭКО-система вокруг сотрудника

Интересный факт: За счет перевода процесса найма в электронный вид время приема на работу новых сотрудников сокращается на 60%, а общих трудозатрат HR-отдела – на 45%. корректность сведений, которые предоставляют сотрудники -  97%.

Бизнес-эффект, который получит компания за счет автоматизации:

  • HR-процессы ускорятся за счет их автоматизации;
  • HR-процессы становятся прозрачными, что облегчает контроль за ними;
  • ускорится поиск кадровых документов по работнику;
  • снизятся трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
  • экономия на печати, хранении и транспортировке бумажных документов за счет перевода в электронный вид;
  • экологическая составляющая.

Таким образом любой работодатель может избавить HR от “болей” или рутинных проблем. Для того, чтобы облегчить жизнь сотрудников и автоматизировать кадровые процессы компании нужно выбрать решение, соответствующее характеристикам оптимальной платформы и тщательно подготовить все документы для перехода компании на цифровые рельсы автоматизации HR.

Статья опубликована https://hr-portal.ru/

Обсудить задачу с экспертом

Обсудить задачу с экспертом