Когда расходы начинают превышать доходы

Государственно учебное заведение. Устаревшие модели управления и подходы к контролю бюджета привели к тому, что расходная часть стала неконтролируемой. И кажется, что еще большие дотации или повышение стоимости программ для платных студентов могут помочь. Но в действительности помогает смена привычных рельсов.

Ситуация

Учебное заведение. Каждый преподаватель фиксирует плановое количество часов по своим дисциплинам в электронных таблицах Excel и отсылает в бухгалтерию. Бухгалтерия начисляет заработную плату с опорой на план. Информация о фактически отработанных часах поступает позже, когда оплаты уже произведены. И получается так, что план и факт сильно разнятся. Это особенно актуально для привлеченных преподавателей, связь с которыми чаще дистанционная. Расходная часть бюджета по ФОТ грозит превысить доходную.

Как решали сами

У преподавателей мало времени на заполнение разных табличек, их фокус внимания на подготовке к занятиям и их проведении. Поэтому заполнение откладывается на последний момент, когда одним рывком преподаватель хочет отделаться от задачи в режиме «тут помню, тут не помню». Поэтому план и факт сильно расходились.

Руководство со своей стороны периодически переходило в буквальном смысле на «ручное управление» и прозванивало педагогов с просьбой уточнить, пересчитать, исправить. Но ситуация не менялась.

Как решили с нами

Мы поняли, что в первую очередь важно проработать мотивацию преподавателей и создать такие условия, когда выгоднее отчитаться самому, чем не отчитаться вовсе.

Мы внедрили платформенное решение, провели интеграцию с существующей ИС. У каждого преподавателя появился личный кабинет в системе, где они могли вести учет часов. Система сама предлагала поменять статус «запланировано» на «проведено» или «отменено», рассылала автоматические напоминания и уведомления об истечении отчетного периода, начисляла поощрительные баллы за своевременность. Реализовали функционал по бронированию аудиторий. В систему встроена автоматическая отчетность, позволяющая руководству отслеживать фактическую загрузку преподавателей, а бухгалтерии точнее рассчитывать оплату труда.

Обсудить задачу с экспертом