Растущий бизнес

Рост бизнеса – это одновременно и новые возможности, и новые вызовы. Нагрузка на ИТ-инфраструктуру возрастает, существующие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации и большем контроле, возникают новые процессы, требующие регламентирования. И в таких ситуациях очень важно рассмотреть бизнес не как набор функций и процессов, а как единый организм и найти комплексное решение, позволяющее решать не точечные задачи в отдельно взятых процессах или подразделениях, но системные.

Наш клиент, группа компаний «Гулливер», пришел с несколькими задачами: сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, сократить количество ошибок при оформлении документов. Да, сами по себе задачи несложные, но если учесть, что группа компаний – это 113+ супермаркетов «Гулливер» в 7городах, 125+ супермаркетов «Победа» в 77 городах, 2 логистических центра, собственное производственное предприятие «Фабрика кухня», собственное автотранспортное предприятие, несколько офисных подразделений, то именно масштаб становится вызовом и для интеграторов, и для сотрудников.

‍

Единая база

У нас есть платформы, позволяющие выстраивать единую экосистему сервисов для различных подразделений и решать на одной базе очень разные вопросы. Здесь по всем параметрам подходила платформа DIRECTUM RX.

 Разработчики создали целый набор готовых модулей для делопроизводства, кадровых процессов, работу с контрагентами. В ходе проекта мы автоматизировали проверку контрагентов, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произвели интеграцию с системами 1С, Run Retail, Active Directory.

Теперь оформление договоров выглядит так: все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального распознавания и автоматически заполнять электронные карточки.  Система, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.

Процедура согласования происходит с использованием электронной подписи.  Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями и внутри которых можно отслеживать историю.

В системе теперь существует 43 вида договоров, 27 видов допсоглашений и 52 правила согласования. Оцифровано 7000+документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников.

‍

Прямая речь

«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами DIRECTUM наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес —более эффективным», — комментирует проект руководитель направления СЭД/ECM компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова.

«Предложенное решение полностью соответствовало нашим бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля. Что особенно важно — оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, но всегда сопровождалась качественным анализом ситуации и консультацией. Мы планируем развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с контрагентами и интеграцию с 1С:ЗУП», — менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.