Как крупнейший российский производитель молока превратил бумажную рутину в интеллектуальную систему обработки информации

Создание централизованной и прозрачной системы документооборота позволило предприятиям «ЭкоНивы» контролировать качество бизнес-процессов и существенно повысить производительность. Говоря об итогах внедрения СЭД, директор по ИТ и цифровизации «ЭкоНивы» Александр Шахов отметил: «Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Система оправдала наши ожидания».

Автор
Редакция
Время чтения
4
мин.
Цель статьи

Агрохолдинг «ЭкоНива» неслучайно входит в число ведущих сельскохозяйственных производителей нашей страны. Активы в 13 регионах России, площадь угодий 535 000 га, 40 животноводческих комплексов, более 13 000 сотрудников.

Однако наладить процессы согласования и управления в масштабах всей компании крайне затруднительно. Глубокое погружение в специфику деятельности позволило нашей команде найти свой подход к проблеме.

Опыт будет полезен всем руководителям и ответственным специалистам, кто задумывается о кратном повышении эффективности ключевых бизнес-процессов за счет цифровизации. 

Фронт задач

Главной проблемой стала устаревшая система согласования договорных документов. До старта автоматизации этот процесс был завязан на отправку документов по электронной почте, которая «съедала» у сотрудников много времени. К тому же у разных юридических лиц в холдинге условия согласования могли существенно отличаться.

Учитывая большое количество договоров и участников, требовалось стандартизировать согласование сделок.

Второй задачей стало сокращение времени, которое сотрудники «ЭкоНивы» тратили на работу с входящей документацией. Автоматизация делопроизводства требовала создания единого цифрового архива документов.

Для решения этих задач мы выбрали интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. 

Согласование договоров

Чтобы перевести согласование с электронной почты в единую ECM-систему, нам потребовалось основательно поработать над унификацией документов: выработать регламент, изменить карточки договоров и дополнительных соглашений, прописать сложную матрицу с условиями согласования.

Мы добавили возможность гибко менять саму процедуру под особенности делопроизводства у конкретных юридических лиц — вычислять роли согласования в зависимости от организации.

Модифицировали и системный корпоративный справочник «Наши организации», где зафиксировали единые для всех организаций ролевые модели согласования.

Тендерные процедуры

Помимо согласовательных процедур автоматизировали процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения.

Ускоренная обработка почты

Реализовали механизм регистрации входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты.

Устойчивость

Особенностью проекта стало требование повышения отказоустойчивости всей системы. Для этого мы провели серию краш-тестов, в ходе которых показали надежность системы и созданных процессов. 

Результаты цифровизации

Пользователями СЭД на базе Directum RX стали более 2600 сотрудников «ЭкоНивы». Плавный переход в новую систему обеспечила ее интеграции с Active Directory. 

Сегодня в базе данных СЭД хранится более 28 000 договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 000 были импортированы как исторические данные.

Создание централизованной и прозрачной системы документооборота позволило предприятиям «ЭкоНивы» контролировать качество бизнес-процессов и существенно повысить производительность.  

Говоря об итогах внедрения СЭД, директор по ИТ и цифровизации «ЭкоНивы» Александр Шахов отметил: «Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Система оправдала наши ожидания».

Как организовать удаленную работу?

Обсудить задачу с экспертом

Полезные материалы

Исследование: Agile в России 2021

.PDF
November 17, 2022

Государственные цифровые платформы 2021: особенности и сценарии развития. Доклад НИУ ВШЭ

.PDF
May 16, 2022

Альманах "Искусственный Интеллект". Индекс 2021 года

.PDF
April 18, 2022

Итоги работы Минцифры в 2021 и приоритеты на 2022

.PDF
April 13, 2022