Полноценная система управления контентом Enterprise уровня, которая поддерживает полный жизненный цикл управления документами.
Моделируйте процессы, устанавливайте последовательность действий и правила согласования со статическими или вычисляемыми ролями пользователей. Привлекать ИТ-специалистов не потребуется – все удобно настраивается в графическом редакторе через drag’n’drop.
Организуйте работу с электронными документами от создания до отправки контрагентам. Контролируйте возврат документов и обеспечивайте систематизированное хранение. Разграничивайте права доступа, управляйте версиями, отслеживайте изменения. Используйте поиск по реквизитам и содержанию.
Экономьте время на рутинных ручных операциях – интеллектуальные сервисы Directum Ario помогают распределять поток входящих документов по комплектам, автоматически регистрируют и заполняют карточки в системе.
Анализируйте выполнение показателей работы компании и ее отделов, контролируйте загрузку сотрудников и их исполнительскую дисциплину.
Обеспечьте своевременное согласование договоров. Используйте встроенные маршруты согласования, так с документами гарантированно ознакомятся все заинтересованные. Обеспечьте юридическую значимость документов с помощью подписания электронной подписью и легко контролируйте возврат от контрагента.
Контролируйте исполнение поручений. Переводите в электронный вид работу с распорядительной документацией, входящими и исходящими письмами.
Сокращайте трудоемкость кадровых процессов – автоматизируйте ключевые направления: прием, перевод и увольнение персонала, работу с отпусками в соответствии с ТК РФ, оформление кадровых заявлений и массовое ознакомление сотрудников с документами под личную подпись.
Ускорьте согласование и оплату счетов. Входящие счета согласуются в соответствии с внутренним регламентом компании по заранее настроенным маршрутам. Образуется единый реестр счетов, каждый из них связан с соответствующим договором.
Переводите в цифровой вид оформление и согласование заявок на командировку. Оптимизируйте подготовку и утверждение отчетов по авансовым выплатам с помощью интеллектуальных сервисов.
Планируйте совещания в системе – формируйте повестки и протоколы в электронном виде. Принятые решения автоматически отправляются из протокола на исполнение ответственным.
Храните документы из разных систем централизованно. Комплексно управляйте бумажным и электронным архивом с гарантией юридической значимости.
Переходите на юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Отправить договор или первичные документы можно в цифровом виде, не выходя из системы.
Трансформировать существующую практику бумажного документооборота и создать полноценную систему, способную охватить более 250 магазинов, офисов, складских и производственных компаний, входящих в группу “Гулливер”.
Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM RX, разработка единых стандартов и правил согласования, разработка шаблонов логоворов, введение электронной подписи в качестве стандарта.
В системе создано 43 вида договоров, 27 видов допсоглашений и 52 правила согласования. Оцифровано 7000+документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников.
Предложенное решение полностью соответствовало нашим бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля. Что особенно важно — оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, но всегда сопровождалась качественным анализом ситуации и консультацией. Мы планируем развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с контрагентами и интеграцию с 1С:ЗУП
В современных реалиях успех бизнеса зависит в том числе и от его гибкости и возможности быстро адаптироваться под меняющиеся условия работы. ИТ-решения являются не просто инструментом для управления, но также стимулируют к модернизации бизнес-процессов, к их оптимизации и формированию новых возможностей. Команда Softline помогла нам сделать первый шаг в совершенствовании технологий, оптимизации текущих процессов. Уже на этом этапе мы добились повышения прозрачности документооборота, гибкости маршрутизации, простоты доступа к информации в географически распределенной компании с учетом современных требований безопасности и возможности удаленной работы. Инженеры Softline учли все наши пожелания при настройке решения, что позволило обеспечить соблюдение сроков согласования документов, удобное их хранение, гибкую маршрутизацию и оперативный контроль исполнения документов
Пользователями СЭД на базе Directum RX стали более 2600 сотрудников «ЭкоНивы». Плавный переход в новую систему обеспечила ее интеграции с Active Directory.
Сегодня в базе данных СЭД хранится более 28 000 договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 000 были импортированы как исторические данные.
Создание централизованной и прозрачной системы документооборота позволило предприятиям «ЭкоНивы» контролировать качество бизнес-процессов и существенно повысить производительность.
Директор по ИТ и цифровизации «ЭкоНивы» Александр Шахов отметил: «Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Система оправдала наши ожидания».
Проверим существующую систему, предложим рекомендации по развитию функционала и трансформации существующих процессов.
Покажем систему в действии на примере одного атоматизированного блока задач.
Найдем оптимальный для бизнеса баланс между сокращением затрат и достижением результата.
Разработаем программу и проведем обучение для ваших сотрудников.
Экспертное сопровождение на всех этапах внедрения и после него.
Легко управлять бизнес-процессами предприятия и автоматизировать ключевые направления документооборота: согласование договоров и счетов, работа с кадровыми документами и корреспонденцией, управление потоками финансовых документов, юридически значимое хранение, межкорпоративный обмен.
Сервис Directum Ario снижает трудоемкость процесса обработки входящих писем, договоров, первичных учетных документов, протоколов совещаний и личных документов. Документы захватываются со сканера или электронной почты, распределяются на комплекты и классифицируются по типам. Система сама сравнит версии и выделит изменения. Извлеченный из содержания текст позволяет автоматически регистрировать документы и обращения с заполнением карточки. Ответственному специалисту остается проверить корректность заполнения и полноту комплекта.
Мы тестировали дизайн и логику интерфейса и добились их интуитивной понятности, поэтому сотрудники быстро освоят все возможности системы. Система анализирует действия пользователей и подсказывает нужные функции, рассчитывает сроки исполнения задач. Документы создаются из настроенных с учетом правил компании шаблонов, а совместное рецензирование документов ускоряет согласование.
Среда разработки открывает возможности для тонкой настройки Directum RX под задачи компании. Для моделирования процессов используется удобный графический редактор — в нем результаты настройки отображаются сразу после внесения изменений. Все версии кода сохраняются, они доступны в системе управления версиями.
Directum RX поддерживает работу с СУБД Microsoft SQL Server, PostgreSQL и Postgres Pro. Веб-клиент становится основным вариантом доступа к рабочему информационному пространству. Преимущества очевидны — кроссплатформенность (ОС Linux, Mac, Windows и др.), простота развертывания и администрирования. Для мобильной работы предлагаются приложения Directum Solo и Jazz.
Соответствует современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем. Для комфортной работы удаленных подразделений система учитывает различные часовые пояса и графики работы. Тысячи пользователей могут работать на одном сервере за счет горизонтального масштабирования: при повышенной нагрузке вычислительные мощности добавляются и распределяются по серверным службам.
Система готова к интеграции с ERP- и другими системами, сервисами обмена. Поддерживается совместная работа с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.
Система поддерживает полный цикл документооборота – от создания документа до его отправки контрагенту. В Directum RX встроена возможность электронного обмена юридически значимыми документами с контрагентами через сервисы ЭДО. Доступен собственный сервис обмена от компании Directum — Synerdocs.
Облачный вариант позволяет быстро развернуть систему без больших стартовых затрат, при этом наличие собственного штата ИТ-специалистов не требуется. Гарантируется доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA. Если у компании имеются собственные серверы, систему можно развернуть локально.
«Для того, чтобы процессы можно было быстро адаптировать под потребности бизнеса, они должны быть максимально автоматизированы. Важно перевести в электронную плоскость внутренние согласования документов и в итоге прийти к работе в единой экосистеме, полностью построенной на цифровом взаимодействии. Такая система интеллектуальна, удобна и мульканальна: сотрудники имеют доступ к информации не только внутри ECM, но и через мобильные приложения, чат-боты и корпоративные порталы.
Окупаемость таких систем может быть довольно быстрой, особенно для крупных холдингов с территориально распределенной структурой. Электронный документооборот помогает экономить на бумаге, услугах курьеров, сокращает время на принятие решений и вывод нового персонала. И если сегодня ECM внедряют только крупнейшие торговые сети, то уже через несколько лет её наличие может определять конкурентоспособность компании и срок её жизни на рынке».
Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ECM департамента бизнес-решений.
Более 60 решений для бизнеса, готовых к внедрению.
Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня, познакомим с системами Directum, предоставим демо-доступ и ответим на любые вопросы.
Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ECM департамента бизнес-решений.
